Prowadzenie własnej firmy to nie lada wyzwanie. Oprócz dbania o jakość produktów lub usług, musisz zarządzać pracownikami, marketingiem, zaopatrzeniem i wieloma innymi aspektami działalności. A w tej całej plątaninie obowiązków niejednokrotnie na boczny tor schodzi kwestia księgowości. Tymczasem błędy w tym obszarze mogą słono kosztować Twoją firmę. Czy zatem warto rozważyć outsourcing księgowości?
Najpierw wyjaśnijmy, czym właściwie jest outsourcing. To powierzenie określonej funkcji zewnętrznemu podmiotowi, który specjalizuje się w jej realizacji. Kiedy zdecydujemy się na outsourcing księgowości, przekazujemy całość lub część obowiązków związanych z rachunkowością wykwalifikowanemu biuru rachunkowemu.
Korzystając z outsourcingu, przenosisz na zewnątrz potencjalne ryzyka związane z księgowością. Nie musisz zatrudniać i szkolić własnych księgowych, nie ponosisz kosztów zakupu specjalistycznego oprogramowania ani utrzymywania działu księgowości. Wszystko to leży po stronie firmy zewnętrznej.
Co z danymi firmy?
O ile powyższe korzyści brzmią zachęcająco, to jednak wiele osób obawia się o bezpieczeństwo swoich danych finansowych. Żaden profesjonalny podmiot nie może sobie pozwolić na wyciek poufnych informacji. Firmy księgowe stosują wszelkie środki bezpieczeństwa i dbają o najwyższe standardy ochrony danych. Zatem Twoje dane będą znacznie bezpieczniejsze niż gdybyś prowadził dokumentację na własną rękę.
Kolejnym asem w rękawie outsourcingu jest dostęp do wiedzy ekspertów. Członkowie zespołu firmy księgowej nieustannie podnoszą swoje kwalifikacje. Będziesz mógł liczyć na aktualną wiedzę o bieżących zmianach w przepisach, nowych technologiach i skutecznych rozwiązaniach optymalizacyjnych. Sam nigdy nie dysponowałbyś taką wszechstronną ekspertyzą.
Oszczędność czasu
Ponadto oszczędzisz mnóstwo czasu. Zamiast trudzić się nad wypełnianiem PIT-ów, raportów, rozliczeń i innych dokumentów, będziesz mógł skoncentrować się na kluczowych dla Twojej firmy zadaniach, na przykład pozyskiwaniu nowych klientów czy rozwoju produktu.
Czas to pieniądz, a outsourcing księgowości pozwoli Ci zaoszczędzić jednego i drugiego. Dzięki zewnętrznemu biuru rachunkowemu unikniesz kosztów zatrudniania własnego zespołu księgowych, zakupu oprogramowania, szkoleń, czy konieczności zapewnienia miejsca pracy dla dodatkowych osób.
Co więcej, wiele firm oferuje stałe stawki za outsourcing usług księgowych. Oznacza to, że będziesz miał pewność co do ostatecznych kosztów, które nigdy nie wzrosną nieoczekiwanie. Takie przewidywalne i przejrzyste koszty są bezcenne dla planowania budżetu firmowego.
Elastyczność
Kolejną korzyścią jest elastyczność. Być może Twoja firma dopiero raczkuje i nie potrzebujesz na razie pełnego wsparcia księgowego. Lub przeciwnie – jej dynamiczny rozwój sprawia, że poziom wsparcia musi się zmieniać. Outsourcing umożliwia dopasowanie pakietu usług do aktualnych potrzeb Twojej działalności.
Co jednak, jeśli zechcesz zakończyć współpracę? Z zewnętrzną firmą łatwiej jest rozwiązać umowę niż zwolnić zatrudnionych na etat księgowych. Dla małych firm stanowi to ogromną zaletę i zmniejsza ryzyko prowadzenia działalności.
Biorąc pod uwagę wszystkie powyższe korzyści, outsourcing księgowości wydaje się opłacalną opcją. Kluczem jest znalezienie odpowiedniej firmy, której będziesz mógł zaufać. Doświadczony i zaufany partner odciąży Cię z obowiązków związanych z księgowością, tak abyś mógł skupić się na prowadzeniu i rozwijaniu Twojej działalności.
Mimo to, niektórzy przedsiębiorcy mogą wciąż mieć obawy co do powierzania tak newralgicznej dziedziny jak finanse osobom z zewnątrz. Niestety, brak jest idealnego rozwiązania pozbawionego zupełnie wad.
A może wewnętrzny księgowy?
Zatrudnienie własnego zespołu księgowych również nie gwarantuje całkowitego bezpieczeństwa i terminowości. Pracownicy mogą chorować, zwalniać się, popełniać błędy. Wówczas na Twoich barkach spocznie znalezienie godnych zastępców i rozwiązywanie bieżących problemów.
Koszty płacowe, szkolenia i utrzymanie działu księgowości generują znaczące wydatki. Do tego dochodzi obowiązek zakupu i regularnej aktualizacji specjalistycznego oprogramowania. Wszystko to sprawia, że budżet na księgowość w firmie może gwałtownie uróść.
Istnieje też spore ryzyko ludzkich pomyłek i niedopatrzeń ze strony Twoich pracowników. Niespodziewane kary finansowe mogą zachwiać płynnością gotówkową firmy. Eksperci z zewnątrz są znacznie mniej podatni na takie błędy.
A co w przypadku rozwoju Twojej działalności i związanej z tym potrzeby zwiększenia obsady działu księgowości? Zatrudnienie dodatkowych osób jest procesem żmudnym i kosztownym. Z zewnętrznym biurem rachunkowym dostosowanie zakresu wsparcia przebiega o wiele sprawniej.
Jasne, powierzenie księgowości firmie z zewnątrz wymaga udostępnienia danych finansowych. Jednak biuro rachunkowe, podobnie jak Ty, ma obowiązek zachowania najwyższych standardów bezpieczeństwa i poufności informacji.
Pamiętajmy również, że współpraca z zewnętrznym dostawcą usług nie musi być wyłączna. Nawet zatrudniając kilku księgowych na etacie, wciąż możesz skorzystać z outsourcingu wybranych zadań. Taka hybrydowa forma daje możliwość optymalnego wykorzystania atutów obu rozwiązań.
Podsumowując, outsourcing księgowości to opcja, która przynajmniej powinna zostać wzięta pod rozwagę. Kluczem jest rozeznanie ofert na rynku i dobranie odpowiedniego partnera godnego zaufania. Wartościowy dostawca usług odciąży Cię z trudu prowadzenia rachunkowości przy jednoczesnym zachowaniu pełnej kontroli nad finansami firmy. Dzięki temu będziesz mógł skupić swoje zasoby na najważniejszych obszarach rozwoju Twojej działalności.